Cimos Oy:n tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee sivuilla Cimos.fi (”Sivusto”) sekä oston ja muiden yhteydenottojen yhteydessä Cimoksen myymälään kerättyjen henkilötietojen tallentamista ja käyttöä. Täältä löydät tietoa muun muassa siitä, mitä henkilötietoja kerätään, mihin niitä käytetään ja mitä oikeuksia sinulla on. Cimos Oy, y-tunnus: 2762627-3 on vastuussa tietojen käsittelystä ja vastaa tarvittaessa kysymyksiin.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Cimos Oy
Kruunuvuorenkatu 3
00160 Helsinki
Puh. 09 – 170 281
sales@cimos.fi
www.cimos.fi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Jocke (Carl-Johan) Åkerblom, TJ
Puh. 09 – 170 281
sales@cimos.fi

Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Kun teet ostoksia sivustolla tai myymälästämme, joudut monessa tilanteessa antamaan seuraavat tiedot:

• Nimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Toimitusosoite

Näiden tietojen tallentaminen on oston edellytys. Ostojen ja muiden yhteydenottojen yhteydessä saatamme tallentaa myös seuraavat:

• Ostohistoria, muun muassa minkä tuotteen tai palvelun ostit ja milloin ostin sen
• Palvelun tila, palveluhistoria, palautukset, reklamaatiot, korjaukset sekä mahdolliset tuotteiden päivitykset
• Jos päätät osallistua kampanjaan, käyttäjäkyselyyn jne. tämä saattaa tarkoittaa, että annat vielä muita tietoja, kuten sukupuolen, syntymäajan, harrastukset jne. sen mukaan, mitä kyseisessä kampanjassa tai käyttäjätutkimuksessa kysytään. Osallistuminen tällaisiin tutkimuksiin on vapaaehtoista.
• Voimme vastaanottaa tietoja yhteistyökumppaneilta ja toimittajilta postituslistojen ylläpitämisen sekä markkinointikampanjoiden yhteydessä. Vastaanottamamme tiedot voivat perustua todennäköisyyksiin, kuten kotitalouden todennäköiseen kokoon ja ikään. Voimme käyttää niin kutsuttuja evästeitä ja vastaavia tekniikoita, jotka tuottavat tietoja, joita käytämme parantaaksemme sivuston käyttökokemuksia sekä muihin analysointi- ja tilastointitarkoituksiin. Näitä tietoja käytetään yleisellä tasolla, mutta joitain tietoja voidaan käsitellä keräyshetkellä henkilötietoina, kuten IP-osoitetta.

Henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö
Henkilötietojen käsittelyä koskeva säädöstö rajoittaa mahdollisuutta käsitellä henkilötietoja määrittämällä, mitä pidetään laillisena perusteena henkilötietojen keräämiselle ja käytölle (Käsittelyperuste). Tietosuojaa koskevat säännöt merkitsevät sitä, että henkilötietoja pääsee käsittelemään, kun se on tarpeellista, jotta voidaan täyttää sitä henkilöä koskeva sopimus, jonka henkilötietoja käsitellään. Toimimme ensisijaisesti sinun kanssasi tekemämme sopimuksen pohjalta. Lisäksi osa tietojen keräämisestä perustuu antamaasi suostumukseen. Suostumusta pyydetään markkinointitiedusteluissa, käyttäjätutkimuksissa, kampanjoissa jne. Joidenkin tietojen käsittelyn tarkoituksena on analysoida ja kehittää palveluitamme ja sivustoamme, ja laillinen oikeutemme käyttää henkilötietoja on vahvempi kuin yksittäisen asiakkaan kokema haitta.

Mihin käytämme henkilökohtaisia tietojasi?
Käytämme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Myyntiin liittyvien velvollisuuksien täyttäminen: Tämä tarkoittaa, että täytämme velvollisuutemme sinulle asiakkaana. Tämä koskee toimituksia, asiaankuuluvaa palvelua, asiakasseurantaa ja kysymyksiin vastaamista sekä voimassa olevien säännösten mukaisten velvollisuuksiemme täyttämistä.
• Asiaankuuluvat neuvot, seuranta ja tarjoukset: Käytämme henkilötietojasi voidaksemme antaa sinulle asianmukaista neuvontaa ja seurantaa ja tarjotaksemme sinulle jo meiltä ostamiisi tuotteisiin ja palveluihin liittyviä tuotteita ja palveluita.
• Asiakasprofiilin luominen: Voimme luoda asiakasprofiilin ostohistoriasi ja käytettävissä olevien tietojen perusteella ja käyttää sitä uutiskirjeiden, tuotetietojen, räätälöidyn markkinoinnin ja ostoanalyysien pohjana.
• Jos otat yhteyttä asiakaspalveluumme: Riippuen siitä, mitä asia koskee ja mitä kautta otat meihin yhteyttä (puhelimella, chatillä tai sähköpostin kautta), meillä voi olla tarve tietää, kuka olet, minkä tuotteen olet ostanut, osoitteesi tai puhelinnumerosi. Keräämme ne tiedot, jotka tarvitsemme auttaaksemme sinua.
• Reklamaatiot ja korjaukset: Jos teet jostain tuotteesta reklamaation tai pyydät meitä korjaamaan tai vaihtamaan tuotteen, tarvitsemme yhteystietosi kirjataksemme reklamaation tai vaihdon.
• Palveluiden ja turvallisen toiminnan kehittäminen: Voidaksemme kehittää palveluitamme ja tarjotaksemme mahdollisimman hyvän ja turvallisen sivuston, meidän on muun muassa kerättävä tilastoja esimerkiksi trafiikista, ostoista ja käyttäytymisestä sivustolla. Meillä saattaa myös olla tarve hankkia tietoa väärinkäytöksistä ja saatamme ryhtyä toimenpiteisiin niiden estämiseksi. Käytämme mahdollisimman pitkään yleistason tietoja.
• Digitaalinen markkinointi: Jos olet antanut nimenomaisen suostumuksen, käytämme sinusta keräämiämme henkilötietoja lähettääksemme sinulle tarjouksia ja tietoja tuotteistamme. Käytämme tässä yhteydessä muun muassa tietoja aiemmista ostoistasi antaaksemme sinulle tarjouksia, joiden uskomme kiinnostavan sinua. Voit milloin tahansa ilmoittaa meille, ettet enää halua tällaisia yhteydenottoja ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun.
• Kampanjat ja tutkimukset: Jos päätät osallistua tutkimukseen, kampanjaan tai kirjautua sivustolle, pyydämme sinua antamaan henkilötietoja, kuten nimen, osoitteen ja/tai puhelinnumeron. Tarkoituksena on tunnistaa sinut, jos esimerkiksi voitat palkinnon.
• Ulkopuolisten toimittajien käyttö: Jos tilaat ulkopuolisia palveluita, meillä voi olla tarve jakaa toimittajalle yhteystietojasi ja muita olennaisia sinusta rekisteröimiämme tietoja.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?
Rekisteritietoja voidaan jakaa Cimos Oy:n sisällä, sekä tarvittaessa Cimos Oy:n alihankkijoiden tai yhteistyökumppaneiden kanssa.

Miten tietojasi säilytetään?
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla. Henkilötietoja säilytetään vähintään asiakassuhteen keston ajan tai niin kauan kun se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi. Lisäksi voimme säilyttää joitakin tietoja pidempään mm. lakisääteisten velvollisuuksien vuoksi.

Pääsy ulkomailta
Siinä tapauksessa, kun Cimos käyttää EU:n/ETA:n ulkopuolella toimivaa alihankkijaa,  huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta EU:n säännösten mukaisesti, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, EU-US Privacy Shield sopimuksen tai muun vastaavan säännöksen mukaisesti.

Evästeiden käyttö
Voimme käytää evästeitä parantaaksemme sivustomme käyttökokemusta. Eväste on tekstitiedosto, joka verkkosivustolla käynnin yhteydessä lisätään selaimen muistiin. Sinulla on mahdollisuus estää tällaisten evästeiden tallentaminen selaimellesi. Useimmat nykyaikaiset selaimet (Google Chrome, Firefox, Internet Explorer, Safari, Opera jne.) on määritetty hyväksymään evästeet automaattisesti, mutta voit halutessasi muuttaa asetuksia siten, että evästeitä ei hyväksytä. Evästeiden poistaminen selaimestasi estää sivustoa toimimasta optimaalisesti. Tämä johtuu siitä, että useimpien evästeiden tarkoitus on huolehtia siitä, että sivusto toimii kunnolla, että se esimerkiksi muistaa, mitä olet lisännyt ostoskoriin. Voimme hyödyntää myös muita välineitä kuin evästeitä kerätäksemme tietoja IP-osoitteesta, käyttämästäsi selaimesta, laajakaistan tarjoajasta, käyttöjärjestelmästä, sivustolla käynnin päivämäärästä ja kellonajasta sekä joitakin tietoja siitä, miten navigoit sivustolla. Näitä tietoja voimme käyttää analysoidaksemme trendejä, jotta voimme tehdä sivustosta entistä käyttäjäystävällisemmän.

Poistaminen
Cimos poistaa sinua koskevat tiedot lainsäädännön mukaisesti. Ostoja koskevat tiedot poistetaan pääsääntöisesti, kun tietoja ei ole enää tarvetta säilyttää vastataksemme asiakaskyselyihin ja reklamaatioihin, ellemme tarvitse tietoja täyttääksemme muita lainmukaisia tarkoituksia. Verolainsäädännön ja muun lainsäädännön vaatimusten mukaisesti saatamme joissain tapauksissa tallentaa tiettyjä tietoja pidemmäksi ajaksi. Joissain tapauksissa on aiheellista henkilötietojen poistamisen sijasta muuttaa henkilötiedot anonyymeiksi. Anonyymeiksi muuttamisella tarkoitetaan sitä, että kaikki tunnistettavat tai mahdollisesti tunnistetavat tiedot poistetaan tallennettavasta tiedostosta.

Oikeudet
Tästä näet, mitä oikeuksia sinulla on.

• Suostumuksen peruuttaminen: Jos olet antanut suostumuksen vastaanottaa meiltä tarjouksia tuotteista ja palveluista, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ottamalla yhteyttä asiakapalveluun.
• Tietojen tarkastaminen: Sinulla on oikeus nähdä, mitä henkilötietoja olemme sinusta keränneet.
• Oikaisun pyytäminen tai tietojen poistaminen: Voit myös pyytää meitä korjaamaan tallentamiamme virheellisiä tietoja sinusta tai pyytää meitä poistamaan henkilötietosi. Pyrimme mahdollisuuksien mukaan täyttämään pyyntösi poistaa henkilötietosi. Emme voi kuitenkaan tehdä sitä, jos tietojen säilyttämiseen on painava syy, esimerkiksi se, että meidän täytyy tallentaa tiedot oikeaksi todistamistarkoituksessa. Monet tiedot on kuitenkin mahdollista poistaa.
• Valitus tarkastusviranomaiselle: Jos et hyväksy tapaa, jolla käsittelemme henkilötietojasi, voit lähettää kantelun Tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Muutokset tietosuojaselosteeseen
Cimos Oy pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Jos teemme merkittäviä muutoksia, ilmoitamme tästä sivustolla.